5 dicas de como emitir PMOC para sua prestadora

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5 dicas de como emitir PMOC para sua prestadora

O Plano de Manutenção, Operação e Controle, mais conhecido como PMOC, é uma exigência do Ministério da Saúde. A emissão pela Portaria 3.523/MS exige que todos os condomínios de uso público ou coletivo passou a ser obrigatória desde 2018, por meio da Lei 13.589/2018.

E para a sua prestadora atuar de acordo com o que a legislação exige, aqui vão cinco dicas para facilitar a emissão do PMOC, que além de proporcionar bem estar para os que circulam no local, também evita aquela multa que pode ser bem salgada (variação entre R$ 2 mil a R$ 1,5 milhão), a ponto de afetar o fluxo de caixa do cliente.

Pode soar estranho, afinal, o que a saúde tem a ver com a sua prestação de serviços? Por proporcionar mudanças climáticas que podem ser até bruscas no organismo, houve a necessidade dessa exigência para preservar o bem-estar das pessoas que circulam no ambiente. Se quiser entender mais a justificativa sobre esse impacto, indicamos a leitura: Problemas de saúde e ar condicionado: qual a relação?.

O que é necessário para a emissão do PMOC?

Antes de partir para a ação com a abertura de chamados, é importante orientar seu cliente
sobre a necessidade de alguns processos que precisam ser realizados previamente.

O plano é feito em duas partes:

A primeira é a básica e envolve a limpeza e manutenção dos equipamentos. Quem atua
com climatização sabe que a troca dos filtros é frequente. E para a atividade, a prestadora
precisa ter os seguintes profissionais habilitados: engenheiro mecânico ou industrial,
modalidade mecânica ou tecnólogos da área de engenharia mecânica.

Já a segunda envolve de forma específica a parte química. E a responsabilidade de
execução fica a cargo de engenheiros químicos ou industriais, na modalidade química ou
engenheiros de segurança do trabalho. Se enquadram também os tecnólogos da área de
engenharia química.

Geralmente, são empresas diferentes que realizam essas duas partes. As de climatização
são focadas mais na primeira parte do processo.

5 dicas de como emitir PMOC

# Dica 1 – Adote um modelo padronizado

O mais importante para a emissão do PMOC é ter um modelo de relatório padronizado. Assim, todos os técnicos envolvidos na sua operação irão preencher todo o documento de acordo com a exigência legal e cumprirão com o esperado pelo cliente.

A padronização facilita também a rápida localização de determinado dado, caso o plano necessite ser consultado em um período após a visita. Sem contar que utilizar sempre o mesmo modelo demonstra organização ao cliente que também recebe uma cópia do documento.

Se você está em dúvida sobre como planejar um, facilitamos a sua gestão. Confira um modelo pronto e adequado para atender essa demanda: Modelo de PMOC.

# Dica 2 – Tenha uma agenda muito bem estruturada

A sua empresa é a especialista no assunto, certo? Então, você que determina quando as manutenções são necessárias de acordo com a demanda de cada cliente. Isso inclui formato de estrutura (edifício, número de circulação de pessoas, intensidade de uso e modelo do aparelho). Os modelos de ar-condicionado, até os mais novos, demandam limpeza e trocas de filtros com alta frequência.

Por isso, essa manutenção pode estar já definida de forma mensal, de acordo com uma agenda que atenda as necessidades do cliente e esteja de acordo com a gestão da prestadora. Em formato digital, a agenda proporciona diversos benefícios e auxilia com o aumento da produtividade.

# Dica 3 – Treine seus técnicos

Uma dúvida muito frequente é quem pode assinar o PMOC. A resposta é profissionais tecnicamente habilitados. Os técnicos considerados de nível médio não podem assinar e se responsabilizar pelo Plano. O profissional com essa formação pode participar da execução e até planejamento. Mas fique atento às regras citadas no início do texto a respeito da assinatura para não ocasionar problemas ao cliente e, consequentemente, para a sua prestadora.

Manter os seus técnicos em treinamento e atualização constantes só proporciona benefícios para o seu negócio. Novos modelos de aparelhos e equipamentos são lançados todos os meses pelas grandes marcas de referência, principalmente, a cada novo verão. Por isso, saber atender a todos os equipamentos e também auxiliar aos clientes com possíveis dúvidas e orientações sobre o funcionamento só faz você ganhar mais credibilidade.

# Dica 4 – Use a tecnologia para agilidade e produtividade

Quem atua com prestação de serviços sabe que a produtividade é fator de sobrevivência. Quanto mais visitas, em menos tempo, significa que a produtividade é alta na empresa. E o que faz uma prestadora ser produtiva? São vários fatores que tem impacto direto. Entre eles, estão:

  • O tempo de atendimento do reparo/instalação/manutenção;
  • As ferramenta utilizadas para garantir que o trabalho seja executado da melhor maneira possível;
  • Análise de relatórios e avaliação de clientes;
  • Atrasos dos técnicos;
  • Eliminar as falhas e erros na gestão;

Todos esses itens fazem parte do desafio diário de gerir uma equipe técnica de campo. No caso do PMOC, por exemplo, ter check-lists próprios, assim como relatórios fotográficos que atendam a demanda de forma específica garante que o trabalho será executado com a maior qualidade possível. Para promover as indicações citadas acima, o uso de um sistema de gestão de equipes externas é uma boa opção com baixo investimento e que aumenta a produtividade em 40% ao facilitar os processos que passam a ser digitais e eliminação de custos desnecessários.

# Dica 5 – Estude os relatórios

Como o PMOC pode auxiliar os seus clientes? Implemente ações de orientações, por meio de estudos dos planos. Como conservar melhor os aparelhos, reduzir os danos e até custos ao evitar ao máximo a manutenção corretiva?

Isso pode ser feito por meio de estudos de relatórios. Parece uma atividade monótona e que não tem resultados, mas é por meio desses documentos que é possível se traçar novos rumos, checar a possibilidade de melhorias e evitar ao máximo as falhas.

Referência: Abrava

Sobre a Field Control

Utilizado por mais de 20 mil técnicos em todas as regiões do país, o Field Control atua na gestão de equipes externas por meio de aplicativo que é integrado a um sistema web. Com todas as informações armazenadas em nuvem, é possível o gestor analisar todo o processo de atendimento, readequá-lo e aumentar a produtividade em até 40%.

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